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今回は、業務における紙の書類をなくす、つまりペーパーレス化に取り組むことで業務改善や効率化を達成し、働き方改革を実現するためのアイディアをご紹介します。
紙との戦いをいつまで続けますか？
書類の整理やファイリング作業など、毎日の業務において「紙と戦う」シーンは散見されます。
そのほとんどが、本来の業務時間をロスしてしまうことに繋がってしまうものなんですよね。
きっとあなたの会社にもたくさん存在しているはず。
紙にまつわる困りごとの事例を見てみましょう。
例えば、会議の資料作りという状況を考えてみましょう。
資料作成を頼まれた従業員が、人数分の書類をコピーしたりプリントアウトます。その後、向きを揃えたり順序を入れ替えた後にホチキスを止めて1部ができます。
たった数分とはいえ、資料の枚数や会議の参加人数が多くなれば、資料作成にかかる時間は増えてしまいます。
そんな従業員の作業を無駄にしてしまう一言があります。
「さっきの資料、こっちのバージョンに差し替えておいて！」
口で言うのは簡単ですが、実際に作業する側としてはストレスの原因となってしまいます。
それに、すでにできあがっている資料が無駄になってしまう場合もありますよね。
こんな事例もあります。
あなたの会社には「とにかく紙で印刷しないと気が済まない」という方はおられませんか？
メールや書類、見積書や設計書などメールでもらったデータもとにかく印刷して紙で手元に置いておきたいという気持ちも分かるのですが、こんな事態に陥って困っている姿もよく目にします。
「この書類の最新版ってどれだっけ？」
結局、メールの履歴をもう一度さかのぼって、最新版のデータを探してまた印刷。
数日後、先ほど度同じ一言をまた呟く結果に。。。
二度度同じ失敗はしまいと今度はファイリングしておくことにしたものの、
「どのファイルに入れたっけ？」
と、欲しいときに見つからないという新たな問題が発生してしまいました・・・
こんな風に、毎日のように紙と戦っているケースは職場の至るところで目撃しますよね。
ペーパーレスで解決できること
紙には、物理的に手に取って確認できるというメリットもありますが、紙の書類が増えてくるとさまざまな問題に直面してしまいます。
その問題を解決してくれる方法があるとしたら、あなたの会社にも取り入れてみたいと思いませんか？
先ほど例に挙げた紙との不毛な戦いをなくしてくれる方法は、ペーパーレス化による業務改善です。
一言でペーパーレスといっても、実現する方法はたくさんあります。先ほど紹介した事例に応じてベストな解決方法は異なります。
いくつか、具体的なケース取り上げて考えてみましょう。
会議で配付する資料の問題を解決
例えば、会議の資料を紙で配っているケースで考えてみましょう。
問題点をピックアップしてみると次のようなことが挙げられますよね。
会議で紙の資料を用意すると、こんな問題がある
紙やインク、トナーなどの印刷費 並べ替えや仕上げにかかる人件費 変更や追加・更新のたびに、差し替えや作り直し 紙特有の問題やリスク
ーかざばる、なくす、置き忘れる
この現状にペーパーレスを導入するとどんな変化が期待できるかを見てみましょう。
会議の資料を紙ではなく電子データで共有することにしてみます。
すると、こんな風に変わります。
会議で電子データの資料を用意すると・・・
紙やインク、トナーなどの印刷費 不要 並べ替えや仕上げにかかる人件費 不要 変更や追加・更新のたびに、差し替えや作り直し 不要 常に最新版を共有できる 紙特有の問題やリスク
ーかざばる、なくす、置き忘れる紙特有のリスクから解放される
紙の資料を用意している場合と比べて、ほとんどの作業やコスト、リスクに至るまで解決できる可能性があるのです。
もう一つの例もご紹介します。
ファイリングに関する問題を解決
資料や図面、設計書などを紙でファイリングしている場合についても考えてみましょう。
実際にあなたもファイリングについて困ったことや体験したことがあったら思い出してみてください。
紙の資料のファイリングで発生する問題
どのファイルに入れたか分からない 資料が最新版かどうが分からない ファイルをめくって探すので時間がかかる 紙特有の問題やリスク
ーかざばる、なくす
こんな風に、欲しいときにすぐ取り出すことができないという事態が発生してしまいます。
これでは、何のためにファイリングしたのか分かりませんよね。
この現状を解決するために、文書管理システムを活用するという方法でペーパーレス化を実現してみましょう。
複合機のスキャン機能と併用することで、こんな風に業務の改善が期待できます。
文書管理システムを活用すると・・・
どのファイルに入れたか分からない フォルダ仕分けや名前付けが簡単にできる 資料が最新版かどうが分からない バージョン管理機能で最新版や過去の履歴もすぐに取り出せる ファイルをめくって探すので時間がかかる 検索機能を使ってすぐに見つけることができる 紙特有の問題やリスク
ーかざばる、なくすデータ化すれば置き場所にも困らないし、バックアップもできる
こんな風にペーパーレス化に取り組むことで、今の業務の中に潜んでいるさまざまな問題点が解決できるのです。
今回のまとめ
今回はペーパーレスで働き方改革というテーマでお届けしました。
オフィス業務における紙に関する問題がペーパーレス化でどう解決できるのかについてお分かりいただけたはずです。
今まさに直面している課題や問題点が解決するのはもちろん、見えない無駄もなくすことができれば、従業員の皆さんがより一層、本来の業務に集中することができますよね。
あなたの会社では、ペーパーレス化による働き方改革に取り組むことでどんな業務の無駄がなくなるでしょうか？
ぜひ想像してみてください。
