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毎日の業務において、必ずやらなくちゃいけないことだけど面倒なことや時間がかかることはありませんか？

今回は、毎日の定型業務や時間がかかる面倒な業務を自動化し、業務効率を上げる方法についてご紹介します。

面倒な繰り返し業務、誰かやってくれないかな・・・

あなたの会社では、定期的に発生する業務にたくさんの時間をかけている・・・ということはありませんか？

例えば・・・

・毎日発生するデータをExcelに手入力している。
・毎週しなければならない集計業務に数時間かかる
・毎月、月末になると決められた手順でデータや数値を集計したりまとめたりしなければならない

業務上、欠かすことのできないこんな業務もあるかもしれません。

・メールで届く注文データを手書きで伝票に記入している
・従業員の勤務状況を専用のシステムに打ち込んでいる
・ECシステムからデータをダウンロードして、データを加工して、別のシステムにインポートしている

定期的に発生する繰り返し業務にかかる時間をなくすことができれば、人件費が削減できたり、その時間をさらに企業の成長に繋がる他の業務の時間に割り当てたりできると考えてはいるものの、実際に会社の業務を進めていく上では誰かがやらなくちゃならない作業ですよね。

見方を変えれば、人でなくてもできる業務に、従業員の大切な時間が奪われていると考えることもできるでしょう。

「誰かウチの社員の代わりにやってくれないかな・・・」

アウトソーシングに出すのもひとつの方法ではありますが、大切なお客様のデータや従業員の情報などを社外に出すとなるとハードルが上がってしまいます。もちろん外注費という面でもそれなりのコストがかってしまいますよね。

もし、定期的に発生するデータの処理や繰り返し業務を、従業員の代わりに黙々と取り組んでくれる仕組みがあって、しかも安いコストで使うことができれば・・・

経営者や管理職の方なら誰もが抱えるそんな悩みを解決してくれるツールがあります。

24時間365日、文句も言わずに働いてくれる強い味方

「RPA」という言葉を聞いたことがありますか？

ここ数年では大企業でも一斉に導入が進み、数万時間、数千時間に及ぶ業務時間の削減に成功しています。

これまでは人がやっていた仕事のうち、定型化や繰り返しとなる業務をピックアップし、それをRPAと呼ばれるソフトウェアを使えばパソコン上が勝手に処理をしてくれるというものです。

ちなみに、RPAとはロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の頭文字をとったものです。

カタカナやアルファベットが並ぶと難しい感じがしますが、使い方はとてもシンプルです。

パソコンにインストールしたRPAソフトで「この手順で操作をしなさい」という一連の操作を登録しておきます。操作が登録できたら、あとは実行ボタンをクリックするだけ。ほったらかしにしておけば、操作が完了まで自動で実行してくれる、というものです。

先ほど例に挙げた「毎日発生するデータをExcelに手入力している」という業務や「ECシステムからデータをダウンロードして、データを加工して、別のシステムにインポートしている」という業務もRPAソフトで操作を登録しておけば、実行ボタンをクリックするだけ。あとは自動で実行してくれるので、操作が完了するまで他の業務をすることができるようになるのです。

メリットはそれだけではありません。

先に挙げたようなお悩み「面倒な業務、誰かやってくれないかな・・・」というように、人手不足や労働力が足りないというときは採用でまかなおうとしてしまいがち。人を雇うことにはもちろんそれなりのコストがかかりますよね。採用サイトなどの募集媒体に掲載する費用、面接に係る時間やコスト、そして採用したら人件費や教育コストもかかります。

さらに、採用した人が期待した通りに仕事をしてくれるかどうか分からないという不確定要素もあります。

ところがRPAソフトではそんな悩みはありません。

一度操作を登録しておけば、あとは実行ボタンをクリックするだけで業務を完了してくれますし、どれだけに働いても疲れないし文句も言いません。24時間365日、確実に業務をこなしてくれる強い味方になってくれるのです。

実際にどんなことができるの？

「RPAというソフトを使えば面倒な業務や繰り返し業務を自動でやってくれる」ということは分かった。
けど、具体的にどんなことができるの？どんなことをさせればいいの？という疑問がわいてきたなら、自社でどのように活用できるかをよりイメージしていただけるように、1つ事例をご紹介します。

今回はMICHIRU RPAというRPAソフトを使って、先ほど挙げた「メールで届く注文データを手書きで伝票に記入している」という毎日の業務を自動化してみました。

例えば、今の作業をこんな手順で日々対応しているとします。

担当者が注文メールを数分おきにチェックする

↓

メール本文を読んでお客様や連絡先、注文内容を確認する

↓

それを専用の伝票に手書きで書き写す

この業務を人間がやるとなると書き間違いや転記漏れといったミスも生じます。

注文件数もそれなりにある場合、一日あたり3時間以上もかけて行っているケースも珍しくありません。

この業務をRPAを使って自動化すると、こんな風になります。

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こんな風にMICHIRU RPAというツールを使えば、こんな変化がイメージできませんか？

・これまで数時間かかっていた作業が、実行ボタンをクリックするだけになって
・あとはRPAソフトが自動で実行してくれるようになって
・業務の担当者はその時間で別の業務に取り組むことができるようになって
・生産性を高めたり、業務時間を短縮することができるようになる

今回のまとめ

RPAを導入すると、それまで毎日3時間以上かかっていた業務がどんな風に変わるでしょうか？

動画で紹介した内容をもう一度振り返ってみましょう。

1．担当者はMICHIRU RPAを起動し、実行する作業を選択する。
2．実行ボタンをクリックする。
3．ひとつひとつの作業手順が自動で処理されていく。

担当者がすることは、RPAの自動操作を実行するだけなので、わずか数秒で完了してしまいます。

この変化を通じて、大きく3つのメリットがあります。

・従業員の業務負担が減り、長時間労働が減る
・空いた時間で他の業務を行うことができ、お客様のために時間を使うことができる
・生産性や品質の向上、新規事業の開発など、会社の将来に繋がるための時間が増える

このように、RPAを導入すれば、従業員満足の向上と顧客満足の向上はもちろん、企業力をも向上させることが可能になるのです。

ITツールを活用することで、私たちの働き方は大きく変わります。

働き方が変われば、従業員はますます働きやすくなり、会社の成長や利益拡大に繋がるさまざまな変化が起きるでしょう。

あなたの会社でもITツールを活用して、働き方改革を実現してみませんか？

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今回はコミュニケーションにおけるミスやトラブルへの対策を考えてみましょう。

「知らない」「伝わっていない」が日常茶飯事になっていませんか？

あなたの会社ではコミュニケーションのミスやトラブルはどのくらい起きていますか？

例えば、こんなケースをよく耳にします。

後回しにして忘れる

見積書や報告書を作成したり、ワークフローで申請や稟議をあげた後、上司に確認や決裁を仰ごうとしたけれど上司は外出中だった。上司が戻ってから再度確認しようと思っていたのに、後回しにしていたら忘れてしまった・・・

相手が不在なのでその場ですぐ確認できないため、後回しになってしまうのも仕方ありません。とはいえ、人間は忘れる生き物です。それ以外にもやるべきことがたくさんあるとどうしても頭の片隅から消えてしまって、数日後に思い出すと言うこともあります。

他の情報に埋もれて気づいてもらえない

プロジェクトの進行に関する大切な情報をメールで共有したのに、他のメールに埋もれてしまい気づいてもらえなかった・・・

メールは非常に便利なコミュニケーションツールですが、その反面でこんな問題を起こしてしまうこともあります。日々の報告・連絡・相談などもメールで済まされることがほとんどです。こちらがどれだけ重要なメールを送ったとしても、相手にとっては無数に受け取るメールのうちの1つでしかなく、重要度までは分かりません。

伝えたい情報が伝わらない

大切な取引先からの依頼を口頭でチームに共有。しかし急な別案件でその場にいなかった担当者には伝わっていなかった・・・

伝えたい相手が不在のとき、安易に「伝えておいて」と伝言を頼んでしまいがち。果たして、その人は本当に伝えてくれるでしょうか？伝えてくれたとしても、あなたの意図を正確に伝えてくれるでしょうか？

伝言ゲームに頼っていては、「聞いていない」「間違って伝わっている」というコミュニケーションミスが永遠につきまといます。

これらはあくまでもほんの一例です。

他にも業務中のコミュニケーションにおけるトラブルは小さいものから大きいものまでさまざまですよね。中には、お客様との信頼関係を損なう恐れのある出来事もあります。

こんな風に、情報が正確に伝わらない状況が数多く起き、「言った言わない」のような水掛け論や業務中のコミュニケーショントラブルが日常茶飯事だとしたら、いったいどれだけの時間が無駄になっているでしょうか？

コミュニケーションのトラブルやミスをなくすためには？

毎日の業務において意味の無いもの言っても過言ではないコミュニケーションのトラブルやミスをなくすためにはどうすれば良いでしょうか？

メールや電話、口頭での報告・連絡・相談に頼っていては、いつまで経っても解決できません。

そこでITを活用してコミュニケーションのトラブルやミスの解決を試みてみましょう。

今回はトラブルやミスを解決するだけではなく、チームワーク改善や業務スピードの効率化を実現するためのツールとしても役立つChatworkをご紹介します。

Chatworkは会社やチームでのコミュニケーションをより円滑にし、ミスをなくしてくれるツールです。PCやスマートフォンから使うことができます。

これはChatworkのアプリをインストールしたiPhoneの画面です。

新しいメッセージが届いているときはこんな風に新着を知らせる赤いバッジが表示されます。

Chatworkのアイコンをタップして開いてみましょう。

Chatworkアプリを開くと、連絡できる相手が一覧で表示されます。

この画面で任意の相手をタップすると・・・

こんな風にタップした相手とのメッセージのやりとりが表示されます。スクロールすれば過去のメッセージを遡って確認することも可能です。

Chatworkの便利な機能の一つがPCでもスマートフォンでも同じメッセージを確認できることです。

社内にいる時はPCで、外出時はスマートフォンで、常に同じメッセージボックスを見ることができるので、確認漏れの恐れも格段に減るでしょう。

本記事のYouTube版では実際の画面や簡単な操作をご覧いただけます。
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今回のまとめ

今回はコミュニケーションのミスやトラブルをなくし、業務のスピードを改善するためのコミュニケーションツールであるChatworkについてご紹介しました。

会社での「知らない」「伝わらない」というような問題に毎日頭を悩ませているなら、ぜひChatworkを活用してみてください。

Chatworkを使い始めると、さまざまなメリットがあることに気づくでしょう。

・相手との会話が一覧で表示されるので、メールのように埋もれてしまう心配がない
・スマートフォンでも使うことができるので外出中でも簡単に確認できる
・データはクラウド上に保存されているので、消失する心配がない
・SNSのような円滑なコミュニケーションができる

など、社内のコミュニケーションで発声するさまざまな問題を解決することに役立ってくれるはずです。

あなたの会社でのコミュニケーションの悩みを解決し、業務スピードを加速させてみませんか？

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今回は、業務における紙の書類をなくす、つまりペーパーレス化に取り組むことで業務改善や効率化を達成し、働き方改革を実現するためのアイディアをご紹介します。

紙との戦いをいつまで続けますか？

書類の整理やファイリング作業など、毎日の業務において「紙と戦う」シーンは散見されます。

そのほとんどが、本来の業務時間をロスしてしまうことに繋がってしまうものなんですよね。

きっとあなたの会社にもたくさん存在しているはず。

紙にまつわる困りごとの事例を見てみましょう。

例えば、会議の資料作りという状況を考えてみましょう。

資料作成を頼まれた従業員が、人数分の書類をコピーしたりプリントアウトます。その後、向きを揃えたり順序を入れ替えた後にホチキスを止めて1部ができます。

たった数分とはいえ、資料の枚数や会議の参加人数が多くなれば、資料作成にかかる時間は増えてしまいます。

そんな従業員の作業を無駄にしてしまう一言があります。

「さっきの資料、こっちのバージョンに差し替えておいて！」

口で言うのは簡単ですが、実際に作業する側としてはストレスの原因となってしまいます。

それに、すでにできあがっている資料が無駄になってしまう場合もありますよね。

こんな事例もあります。

あなたの会社には「とにかく紙で印刷しないと気が済まない」という方はおられませんか？

メールや書類、見積書や設計書などメールでもらったデータもとにかく印刷して紙で手元に置いておきたいという気持ちも分かるのですが、こんな事態に陥って困っている姿もよく目にします。

「この書類の最新版ってどれだっけ？」

結局、メールの履歴をもう一度さかのぼって、最新版のデータを探してまた印刷。

数日後、先ほど度同じ一言をまた呟く結果に。。。

二度度同じ失敗はしまいと今度はファイリングしておくことにしたものの、

「どのファイルに入れたっけ？」

と、欲しいときに見つからないという新たな問題が発生してしまいました・・・

こんな風に、毎日のように紙と戦っているケースは職場の至るところで目撃しますよね。

ペーパーレスで解決できること

紙には、物理的に手に取って確認できるというメリットもありますが、紙の書類が増えてくるとさまざまな問題に直面してしまいます。

その問題を解決してくれる方法があるとしたら、あなたの会社にも取り入れてみたいと思いませんか？

先ほど例に挙げた紙との不毛な戦いをなくしてくれる方法は、ペーパーレス化による業務改善です。

一言でペーパーレスといっても、実現する方法はたくさんあります。先ほど紹介した事例に応じてベストな解決方法は異なります。

いくつか、具体的なケース取り上げて考えてみましょう。

会議で配付する資料の問題を解決

例えば、会議の資料を紙で配っているケースで考えてみましょう。

問題点をピックアップしてみると次のようなことが挙げられますよね。

会議で紙の資料を用意すると、こんな問題がある

紙やインク、トナーなどの印刷費

並べ替えや仕上げにかかる人件費

変更や追加・更新のたびに、差し替えや作り直し

紙特有の問題やリスク ーかざばる、なくす、置き忘れる

この現状にペーパーレスを導入するとどんな変化が期待できるかを見てみましょう。

会議の資料を紙ではなく電子データで共有することにしてみます。

すると、こんな風に変わります。

会議で電子データの資料を用意すると・・・

紙やインク、トナーなどの印刷費	不要
並べ替えや仕上げにかかる人件費	不要
変更や追加・更新のたびに、差し替えや作り直し	不要　常に最新版を共有できる
紙特有の問題やリスク ーかざばる、なくす、置き忘れる	紙特有のリスクから解放される

紙の資料を用意している場合と比べて、ほとんどの作業やコスト、リスクに至るまで解決できる可能性があるのです。

もう一つの例もご紹介します。

ファイリングに関する問題を解決

資料や図面、設計書などを紙でファイリングしている場合についても考えてみましょう。

実際にあなたもファイリングについて困ったことや体験したことがあったら思い出してみてください。

紙の資料のファイリングで発生する問題

どのファイルに入れたか分からない

資料が最新版かどうが分からない

ファイルをめくって探すので時間がかかる

紙特有の問題やリスク ーかざばる、なくす

こんな風に、欲しいときにすぐ取り出すことができないという事態が発生してしまいます。

これでは、何のためにファイリングしたのか分かりませんよね。

この現状を解決するために、文書管理システムを活用するという方法でペーパーレス化を実現してみましょう。

複合機のスキャン機能と併用することで、こんな風に業務の改善が期待できます。

文書管理システムを活用すると・・・

どのファイルに入れたか分からない	フォルダ仕分けや名前付けが簡単にできる
資料が最新版かどうが分からない	バージョン管理機能で最新版や過去の履歴もすぐに取り出せる
ファイルをめくって探すので時間がかかる	検索機能を使ってすぐに見つけることができる
紙特有の問題やリスク ーかざばる、なくす	データ化すれば置き場所にも困らないし、バックアップもできる

こんな風にペーパーレス化に取り組むことで、今の業務の中に潜んでいるさまざまな問題点が解決できるのです。

今回のまとめ

今回はペーパーレスで働き方改革というテーマでお届けしました。

オフィス業務における紙に関する問題がペーパーレス化でどう解決できるのかについてお分かりいただけたはずです。

今まさに直面している課題や問題点が解決するのはもちろん、見えない無駄もなくすことができれば、従業員の皆さんがより一層、本来の業務に集中することができますよね。

あなたの会社では、ペーパーレス化による働き方改革に取り組むことでどんな業務の無駄がなくなるでしょうか？

ぜひ想像してみてください。

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前回の記事では、働き方改革の取り組みにおいて、いったい何を取り組んで行けば良いのか？これまでどおりの企業活動を継続しながら、どうやって働き方を変えていくのか？についてお伝えしました。

≫ 前回の記事はこちら

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働き方改革って何をすればいいの？

本記事の動画版をYouTubeにてご覧いただけます≫ YouTubeで見る2019年4月より、働き方改革に関連する法案が施行されましたが、あなたの会社における働き方改革への取り組み状況はいかがでしょうか？そもそも「働き方改革に関連する法案が施行されたとはいっても、いっ...

毎日の業務で発生している「見えない業務」、例えば紙の書類の管理や業務の報告、コミュニケーションのミスのフォローアップ、移動時間や会議資料の準備、スケジュール調整・・・

こんな風に本来の業務ではないことに2時間も時間を奪われているとしたら、まずはここから働き方改革に取り組むことができる、ということをお分かりいただけたはずです。

ではどうやってその2時間を取り戻すことができるでしょうか？

実は普段、みなさんが日常生活で活用しているものを使うことで、無駄な業務に奪われていた2時間を取り戻すことができるのです。

そんな願いを叶えてくれるものは、皆さんが普段の生活で活用しているアプリに代表される【ITツール】です。

ITツールが企業の無駄をなくす

例えば、紙の書類の整理やファイリングに時間をとられてしまうなら、ペーパーレス化に取り組むという方法があります。

複合機のスキャン機能を活用すれば、文書仕分けや名前をつける手間をなくすことができます。また、スキャンしたデータをクラウドストレージに保存すればいつでも・どこからでも好きな時に取り出すことができ、共有やバックアップも簡単になります。

テレワークの環境や営業支援システムがあれば、従業員は外出先でも書類作成や報告ができ、わざわざ会社に戻って夜遅い時間まで業務をする必要はありません。

チャットツールなどのコミュニケーションツールを使えば、その場にいない人にも一度に伝えることができ、伝言ゲームになる心配もなくなります。履歴も残るので言った言わない問題も解消できます。また、電話のように時間を拘束されることもありません。

他にも、情報共有の体制を整えて社内の情報を一カ所に集約することができれば、「あの人だけが知っている」や「担当者が不在で分からない」といった状況をなくすことができます。例えば、FileMakerプラットフォームをつかってカスタムAppをつくると社内に散逸している情報を一カ所に集約することができます。

こんな風に情報共有の体制を整えるだけで、情報や業務の属人化を防ぎ、従業員の退職による企業の弱体化や業務の引継の手間もなくなくなるという効果も得られます。

ITツールの活用前後でどう変わる？

では、実際に働き方がどう変わるのかについて、ある社員の一日を見てみましょう。

一日のうち、メールや会議、電話や実務にかかる時間はご覧の通りです。

ある従業員の一日

メール	3時間
会議	2時間
電話	1時間
実務	2時間
実務（時間外）	3時間
合計就業時間	11時間

メールや電話に時間をとられたり、長引く会議のために通常の勤務時間内には実務時間を2時間しか確保できませんでした・・・。これだけでは次の日の業務に影響が出てしまうので、時間外にも3時間を勤務をしなくてはならなくなってしまいます。

ところが、ITツールを活用している社員の一日を見てみてみると・・・

ITツールを活用する従業員の一日

メール	30分
会議	1時間
電話	5分
チャット	1時間
実務	5時間
合計就業時間	7時間35分

その差は歴然です。

同じ5時間の実務時間を確保しているのに、合計就業時間には大きな差が生まれています。

なぜこんなにも差が生まれるのでしょうか？

ITツールがもたらしてくれるもの

メール・電話・チャット

メールを書くというのは実はとても時間がかかる作業です。

文字で伝えることは言葉で伝えるよりも難しいもの。誰もが経験していることですが、対面だと自分の意図が正確に伝わっていなければその場でもう一度伝え直したり、相手の理解度によっては具体的な例を取り上げて分かりやすく説明することもできます。

ところが、相手が目の前にいないメールではそういうわけにはいきません。

こちらの意図が相手に伝わるようにさまざまなことを考えながらメールを書くので、時間を費やしてしまいがちなのです。

社内のコミュニケーション手段もメールを使っているなら、それをチャットツールに置き換えるだけで大幅な改善が期待できます。

具体的にこんな風にメール・電話・チャットを使い分けてみてください。
・社内の連絡事項や伝達はメールではなくチャットツールを使う
・電話による連絡も急用時のみに限定し、基本はチャットツールで連絡
・メールでのやりとりは社外のみ

たったこれだけで、メールや電話によって奪われていた無駄な時間を本来の実務に使うことができるようになります。

会議

メール・電話・チャットの使い分けによってコミュニケーションが改善されれば、会議の時間も効率化できます。

例えば、こんな会議をしているとしたらどうでしょうか？

まずは資料を配付して、全員が目を通す。資料について担当者から一通りの説明があってからようやく会議がスタートする・・・。こんなスタイルの会議をまだやっていませんか？

これでは、会議本来の目的である議論や意思決定に十分な時間をとることができません。

ところが、コミュニケーションが効率化できていれば、事前に会議に必要な資料や情報を共有しておくことができ、会議の本来の目的である議論や意思決定に十分に時間を使うことができます。なおかつ、無駄な時間が省かれるので、意思決定もでき、会議も短時間で終えることができるのです。

どんなITツールを使えばいいのか？

いくつかの例を紹介したように、ITツールを活用すれば、従業員の働き方を変えていくことが可能になります。

ところが、ITツールは世の中には山ほど存在しています。

・このツールはどんな機能があるのか？
・いったい、何ができるものなのか？
・それを活用することでどんな問題が解決できるのか？
・どんなメリットがあるのか？

それを調べるだけでも一苦労ですよね。

次回は、働き方改革の取り組みにおける具体的なテーマを取り上げて、こんな状況ではどのITツールを使えば改善できるのか？改善することでどんなメリットがあるのか？についてお伝えします。

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2019年4月より、働き方改革に関連する法案が施行されましたが、あなたの会社における働き方改革への取り組み状況はいかがでしょうか？

そもそも「働き方改革に関連する法案が施行されたとはいっても、いったい何が変わったの？」と思っている経営者の方や管理職の方もおられるかもしれませんね。

例えば、年5日の年次有給休暇取得が義務化されました。

労働基準法が改正されたことで、年次有給休暇付与日数が10日以上の従業員には毎年5日の年次有給を休暇を確実に取得させる必要があるのです（ここでいう「従業員」には管理職も含まれています）。

さて、あなたの会社では従業員を5日も休ませることができますか？

そんなに休ませられるほど人手が足りていない・・・人手不足を解消しようと求人を出してはいるが応募そのものが少ない。

こんな悩みがあるかもしれません。

そんな中、従業員からこんな申し出があったとしたら・・・

「○月×日で退職させてください」

こんな状況になってしまったら、あなたはどうしますか？

働き方改革がもたらす恩恵

働き方改革に取り組む＝従業員の業務時間を減らす・年次有給休暇を取得させる、ということだと考えている方もいるかもしれませんが、働き方改革に取り組むことは従業員はもちろん、企業側にもさまざまなメリットがあります。

働き方改革に取り組むことで、期待できる効果をいくつか挙げてみましょう。

・業務プロセスや手順を改善することで、時間がかかっていた雑務を減らすことができる
→　長時間労働を削減できる

・自宅勤務や時短勤務など、さまざまなワークスタイルを認める
→　従業員が家事・育児など生活と仕事を両立できるようになる

・外出先でも、社内にいる時と同じ情報にアクセスできる
→　わざわざオフィスに戻る必要が無く、移動時間を削減できる

働き方改革に取り組むことで、こんな風に従業員が今よりも働きやすい環境を整えることができます。

その結果、従業員満足は確実に向上します。従業員の仕事に対するモチベーションの変化は、会社にとっての利益ももたらします。例えば、顧客満足の向上や売上の増加など、これまで以上に従業員が仕事に対して力を発揮できるようになるからです。

つまり、働き方改革の取り組みの先にあるものは、企業の発展や成長なのです。

働き方改革って、具体的にどうすればいいの？

でも、これまでどおりの企業活動を継続しながら、どうやって働き方を変えていくことができるのでしょうか？

働き方改革に取り組むとなると、プロジェクトチームをつくってミーティングを重ねて、全社を巻き込んで・・・やることがたくさんありそうで逆に勤務時間が増えてしまうのでは？

そんな風に感じるかもしれません。

いきなり「働き方改革にとりくむぞ！」と大きな目標を掲げてスタートしなくても構いません。

できるところから取り組んで行けばいいのです。

例えば、毎日の業務に目を向けてみると、こんな悩みはありませんか？

・紙の書類ばかりでファイリング作業に時間をとられてしまう。さらに保管場所にも困っている。
・お客様訪問から戻ってきた従業員が夜遅い時間まで書類を作成している。早く帰らせてあげたい。
・重要事項を電話や口頭で伝えたら、言った言わない問題が起きたり伝言ゲームになって認識がバラバラ。

こんな風に今の業務のプロセスや手順、実際に起きていることを改めて見つめ直してみると、本来の業務ではないところに時間を奪われてしまう状況はたくさんあります。

他にも、移動時間や会議資料の準備、スケジュールの調整など、目に見えないところで時間が奪われていることがきっと見つかるはずです。

さて、ここで考えてみていただきたいのですが、この「本来の業務ではない雑務」や「目に見えないところ」というのは従業員1人あたり、1日何時間の時間を奪われていると思いますか？

仮に、従業員1人あたり、1日2時間の時間を奪われているとしたら・・・

1ヶ月で20日勤務と考えると、月40時間の時間を本来の業務ではない雑務に奪われていることになります。1日8時間とするなら、5日分に相当しますよね。

この奪われた時間を取り戻すことができれば、年5日の有給休暇取得も難しくないと思いませんか？

それどころか、長時間労働がなくなり、従業員が家事や育児など生活と仕事をより楽しめるようになれば、従業員の定着率も上がと思いませんか？

働きやすい環境を実現できていれば、「この会社で働きたい」と思ってくれる人が集まり、求人について心配する必要もなくなると思いませんか？

こんな風に、働き方改革の取り組みが成功すれば、従業員はもちろん企業にとっても大きな恩恵があるのです。

でも1つ疑問が残ってしまいましたよね？

どうすれば、1日2時間の時間を取り戻すことができるのか？

雑務に奪われてしまった2時間を取り戻すための方法は次回の記事でお伝えします。

≫ 次回【毎日2時間の無駄をどうやってなくすのか？】はこちら

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毎日2時間の無駄をどうやってなくすか？

本記事の動画版をYouTubeにてご覧いただけます≫ YouTubeで見る前回の記事では、働き方改革の取り組みにおいて、いったい何を取り組んで行けば良いのか？これまでどおりの企業活動を継続しながら、どうやって働き方を変えていくのか？についてお伝えしました。 ≫...