メールの保管場所に気を回したくない、けれども
企業活動にとってもはやメールは必要不可欠な存在となりました。社内用の、チャットサービスの導入は各社で進んでいますがまだまだ社外とのやりとりにあたって、メールは切り離せなくなっています。通常、パソコンでメールを利用する場合、Outlookなどのメールソフトに必要な情報を設定して使います。おそらくほとんどの方がこの使用方法です。
パソコンが起動しなくなると、メールデータの取り出しができなくなり、最悪の場合、過去に送受信したメールデータの復元を諦めることになります。下手をすると、お客様との取引上の大切なやりとりを失う結果となり、大きく信用を失うことになります。
Outlookを例とした、バックアップ方法が
Microsoft公式のOfficeサポートサイトで紹介されています。
ただ、この手順でメールデータのバックアップをするのにも、そんなに何度も、手動でバックアップを取ってはいられません。
自動的にバックアップを取り続ける、もしくはバックアップの必要がない。そんなメール環境があれば良いのですが。
Gmailをご存じでしょうか？
Android携帯を新規に契約すると
********@gmail.com
のアカウントを取得するので見たことがあるといった方もたくさんいるかと思われます。
GoogleのG Suite(旧称:GoogleApps)というサービスの中にGmailが含まれていて
********@gmail.com
だけではなく
********@topoffice.co.jp
のメールアドレスをインターネット上で使用することができます。
インターネット上でGmailを使うメリット
１）複雑なメール設定は不要で自分のメールアドレスとパスワードでログインするだけ※
２）どこからどの端末でメールを開いても、メールの送受信履歴をインターネット上に保持（一本化できます）
３）企業のドメインメール（例：当社であれば ********@topoffice.co.jp）の利用ができる
４）Gsuiteに含まれるGoogleカレンダーで全社のスケジュール管理ができる
５）メールのバックアップが不要になる(常時Ｇmail側でバックアップ済)
※一度ログインすればその端末での再度のログイン操作はほぼ不要です。
皆さんの仕事を進める上で、メールをGmailに変えるだけで、バックアップの手間や消失時のリスクをなくすことができます。
また、どこででもどの端末でも受信履歴や送信履歴を共有できるので、安心して仕事に取り組みことができます。
メールをGmailに変えるだけで、貴社の「働き方」を変えることができます。