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10月, 2019

コミュニケーションツールで働き方改革

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今回はコミュニケーションにおけるミスやトラブルへの対策を考えてみましょう。

「知らない」「伝わっていない」が日常茶飯事になっていませんか？

あなたの会社ではコミュニケーションのミスやトラブルはどのくらい起きていますか？

例えば、こんなケースをよく耳にします。

 

後回しにして忘れる

見積書や報告書を作成したり、ワークフローで申請や稟議をあげた後、上司に確認や決裁を仰ごうとしたけれど上司は外出中だった。上司が戻ってから再度確認しようと思っていたのに、後回しにしていたら忘れてしまった・・・

相手が不在なのでその場ですぐ確認できないため、後回しになってしまうのも仕方ありません。とはいえ、人間は忘れる生き物です。それ以外にもやるべきことがたくさんあるとどうしても頭の片隅から消えてしまって、数日後に思い出すと言うこともあります。

 

他の情報に埋もれて気づいてもらえない

プロジェクトの進行に関する大切な情報をメールで共有したのに、他のメールに埋もれてしまい気づいてもらえなかった・・・

メールは非常に便利なコミュニケーションツールですが、その反面でこんな問題を起こしてしまうこともあります。日々の報告・連絡・相談などもメールで済まされることがほとんどです。こちらがどれだけ重要なメールを送ったとしても、相手にとっては無数に受け取るメールのうちの1つでしかなく、重要度までは分かりません。

 

伝えたい情報が伝わらない

大切な取引先からの依頼を口頭でチームに共有。しかし急な別案件でその場にいなかった担当者には伝わっていなかった・・・

伝えたい相手が不在のとき、安易に「伝えておいて」と伝言を頼んでしまいがち。果たして、その人は本当に伝えてくれるでしょうか？伝えてくれたとしても、あなたの意図を正確に伝えてくれるでしょうか？

伝言ゲームに頼っていては、「聞いていない」「間違って伝わっている」というコミュニケーションミスが永遠につきまといます。

 

これらはあくまでもほんの一例です。

他にも業務中のコミュニケーションにおけるトラブルは小さいものから大きいものまでさまざまですよね。中には、お客様との信頼関係を損なう恐れのある出来事もあります。

こんな風に、情報が正確に伝わらない状況が数多く起き、「言った言わない」のような水掛け論や業務中のコミュニケーショントラブルが日常茶飯事だとしたら、いったいどれだけの時間が無駄になっているでしょうか？

 

コミュニケーションのトラブルやミスをなくすためには？

毎日の業務において意味の無いもの言っても過言ではないコミュニケーションのトラブルやミスをなくすためにはどうすれば良いでしょうか？

メールや電話、口頭での報告・連絡・相談に頼っていては、いつまで経っても解決できません。

そこでITを活用してコミュニケーションのトラブルやミスの解決を試みてみましょう。

今回はトラブルやミスを解決するだけではなく、チームワーク改善や業務スピードの効率化を実現するためのツールとしても役立つChatworkをご紹介します。

Chatworkは会社やチームでのコミュニケーションをより円滑にし、ミスをなくしてくれるツールです。PCやスマートフォンから使うことができます。

 

これはChatworkのアプリをインストールしたiPhoneの画面です。

新しいメッセージが届いているときはこんな風に新着を知らせる赤いバッジが表示されます。

 

 

Chatworkのアイコンをタップして開いてみましょう。

 

 

Chatworkアプリを開くと、連絡できる相手が一覧で表示されます。

この画面で任意の相手をタップすると・・・

 

 

こんな風にタップした相手とのメッセージのやりとりが表示されます。スクロールすれば過去のメッセージを遡って確認することも可能です。

Chatworkの便利な機能の一つがPCでもスマートフォンでも同じメッセージを確認できることです。

社内にいる時はPCで、外出時はスマートフォンで、常に同じメッセージボックスを見ることができるので、確認漏れの恐れも格段に減るでしょう。

本記事のYouTube版では実際の画面や簡単な操作をご覧いただけます。
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今回のまとめ

今回はコミュニケーションのミスやトラブルをなくし、業務のスピードを改善するためのコミュニケーションツールであるChatworkについてご紹介しました。

会社での「知らない」「伝わらない」というような問題に毎日頭を悩ませているなら、ぜひChatworkを活用してみてください。

Chatworkを使い始めると、さまざまなメリットがあることに気づくでしょう。

・相手との会話が一覧で表示されるので、メールのように埋もれてしまう心配がない
・スマートフォンでも使うことができるので外出中でも簡単に確認できる
・データはクラウド上に保存されているので、消失する心配がない
・SNSのような円滑なコミュニケーションができる

など、社内のコミュニケーションで発声するさまざまな問題を解決することに役立ってくれるはずです。

あなたの会社でのコミュニケーションの悩みを解決し、業務スピードを加速させてみませんか？