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毎日の業務において、必ずやらなくちゃいけないことだけど面倒なことや時間がかかることはありませんか？

今回は、毎日の定型業務や時間がかかる面倒な業務を自動化し、業務効率を上げる方法についてご紹介します。

面倒な繰り返し業務、誰かやってくれないかな・・・

あなたの会社では、定期的に発生する業務にたくさんの時間をかけている・・・ということはありませんか？

例えば・・・

・毎日発生するデータをExcelに手入力している。
・毎週しなければならない集計業務に数時間かかる
・毎月、月末になると決められた手順でデータや数値を集計したりまとめたりしなければならない

業務上、欠かすことのできないこんな業務もあるかもしれません。

・メールで届く注文データを手書きで伝票に記入している
・従業員の勤務状況を専用のシステムに打ち込んでいる
・ECシステムからデータをダウンロードして、データを加工して、別のシステムにインポートしている

定期的に発生する繰り返し業務にかかる時間をなくすことができれば、人件費が削減できたり、その時間をさらに企業の成長に繋がる他の業務の時間に割り当てたりできると考えてはいるものの、実際に会社の業務を進めていく上では誰かがやらなくちゃならない作業ですよね。

見方を変えれば、人でなくてもできる業務に、従業員の大切な時間が奪われていると考えることもできるでしょう。

「誰かウチの社員の代わりにやってくれないかな・・・」

アウトソーシングに出すのもひとつの方法ではありますが、大切なお客様のデータや従業員の情報などを社外に出すとなるとハードルが上がってしまいます。もちろん外注費という面でもそれなりのコストがかってしまいますよね。

もし、定期的に発生するデータの処理や繰り返し業務を、従業員の代わりに黙々と取り組んでくれる仕組みがあって、しかも安いコストで使うことができれば・・・

経営者や管理職の方なら誰もが抱えるそんな悩みを解決してくれるツールがあります。

24時間365日、文句も言わずに働いてくれる強い味方

「RPA」という言葉を聞いたことがありますか？

ここ数年では大企業でも一斉に導入が進み、数万時間、数千時間に及ぶ業務時間の削減に成功しています。

これまでは人がやっていた仕事のうち、定型化や繰り返しとなる業務をピックアップし、それをRPAと呼ばれるソフトウェアを使えばパソコン上が勝手に処理をしてくれるというものです。

ちなみに、RPAとはロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の頭文字をとったものです。

カタカナやアルファベットが並ぶと難しい感じがしますが、使い方はとてもシンプルです。

パソコンにインストールしたRPAソフトで「この手順で操作をしなさい」という一連の操作を登録しておきます。操作が登録できたら、あとは実行ボタンをクリックするだけ。ほったらかしにしておけば、操作が完了まで自動で実行してくれる、というものです。

先ほど例に挙げた「毎日発生するデータをExcelに手入力している」という業務や「ECシステムからデータをダウンロードして、データを加工して、別のシステムにインポートしている」という業務もRPAソフトで操作を登録しておけば、実行ボタンをクリックするだけ。あとは自動で実行してくれるので、操作が完了するまで他の業務をすることができるようになるのです。

メリットはそれだけではありません。

先に挙げたようなお悩み「面倒な業務、誰かやってくれないかな・・・」というように、人手不足や労働力が足りないというときは採用でまかなおうとしてしまいがち。人を雇うことにはもちろんそれなりのコストがかかりますよね。採用サイトなどの募集媒体に掲載する費用、面接に係る時間やコスト、そして採用したら人件費や教育コストもかかります。

さらに、採用した人が期待した通りに仕事をしてくれるかどうか分からないという不確定要素もあります。

ところがRPAソフトではそんな悩みはありません。

一度操作を登録しておけば、あとは実行ボタンをクリックするだけで業務を完了してくれますし、どれだけに働いても疲れないし文句も言いません。24時間365日、確実に業務をこなしてくれる強い味方になってくれるのです。

実際にどんなことができるの？

「RPAというソフトを使えば面倒な業務や繰り返し業務を自動でやってくれる」ということは分かった。
けど、具体的にどんなことができるの？どんなことをさせればいいの？という疑問がわいてきたなら、自社でどのように活用できるかをよりイメージしていただけるように、1つ事例をご紹介します。

今回はMICHIRU RPAというRPAソフトを使って、先ほど挙げた「メールで届く注文データを手書きで伝票に記入している」という毎日の業務を自動化してみました。

例えば、今の作業をこんな手順で日々対応しているとします。

担当者が注文メールを数分おきにチェックする

↓

メール本文を読んでお客様や連絡先、注文内容を確認する

↓

それを専用の伝票に手書きで書き写す

この業務を人間がやるとなると書き間違いや転記漏れといったミスも生じます。

注文件数もそれなりにある場合、一日あたり3時間以上もかけて行っているケースも珍しくありません。

この業務をRPAを使って自動化すると、こんな風になります。

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こんな風にMICHIRU RPAというツールを使えば、こんな変化がイメージできませんか？

・これまで数時間かかっていた作業が、実行ボタンをクリックするだけになって
・あとはRPAソフトが自動で実行してくれるようになって
・業務の担当者はその時間で別の業務に取り組むことができるようになって
・生産性を高めたり、業務時間を短縮することができるようになる

今回のまとめ

RPAを導入すると、それまで毎日3時間以上かかっていた業務がどんな風に変わるでしょうか？

動画で紹介した内容をもう一度振り返ってみましょう。

1．担当者はMICHIRU RPAを起動し、実行する作業を選択する。
2．実行ボタンをクリックする。
3．ひとつひとつの作業手順が自動で処理されていく。

担当者がすることは、RPAの自動操作を実行するだけなので、わずか数秒で完了してしまいます。

この変化を通じて、大きく3つのメリットがあります。

・従業員の業務負担が減り、長時間労働が減る
・空いた時間で他の業務を行うことができ、お客様のために時間を使うことができる
・生産性や品質の向上、新規事業の開発など、会社の将来に繋がるための時間が増える

このように、RPAを導入すれば、従業員満足の向上と顧客満足の向上はもちろん、企業力をも向上させることが可能になるのです。

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