デジタルデータの保管場所
誰もが、業務の中でパソコンを使ってワードプロセッサであればWordファイル、表計算であれば、Excelファイルなど、様々な「デジタルデータ」と呼ぶファイルを作成しています。紙文書と違い、簡単に複製や修正ができて非常に便利です。ところで、これらのデータを普段どこに保存しているのでしょうか。
1)パソコンのデスクトップ、ドキュメントフォルダの中
2)社内のファイルサーバーの中
ほとんどの方が、この２つのどちらかに保管して居るのではないでしょうか。
1)の場合、ＵＳＢメモリや外付けのハードディスクに定期的にバックアップを取りましょう。
2)の場合、デスクトップにファイルを置かずに、サーバーに保存するようにしましょう。また、サーバーのデータを定期的にバックアップしましょう。
一方でこんなことはありませんか？
- うっかりファイルを上書き保存してしまって、前のデータを消してしまった
- 保存していたUSBメモリを紛失した
- バックアップを忘れて直近のデータに戻せなかった
- 同じファイルが存在していて、必要なファイルを消してしまった
- サーバーが壊れて、ファイルの取り出しができなくなった
- ウイルスや、ランサムウェアに感染して、データの削除を余儀なくされた
さらに、こんなことは手間ではありませんか？
- 社内スタッフごとにファイルを添付してやりとりし。どれが最新のファイルか分からなくなった
- 社外秘情報を間違って、社外の人に送信してしまった。
クラウドストレージにデータを置くと
- サーバーを導入するより安価
- セキュリティ面で安心
- ファイルの世代管理が可能上書きしても前のファイルが開ける
- バックアップもすでに実施済み
- 以前データを置いていた端末が故障しても仕事を止めない
- 社内で共有可能なため、添付メールの送り合いがなくなる
- 外出先からファイルの参照が可能
- サーバーの管理者が不要になり、人的リソースが空く
「セキュリティ面で不安だからご自身で社内に構築する」
よりも格段に高レベルのセキュリティ対策を実施して、認証も取得しています。