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前回の記事では、働き方改革の取り組みにおいて、いったい何を取り組んで行けば良いのか？これまでどおりの企業活動を継続しながら、どうやって働き方を変えていくのか？についてお伝えしました。

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毎日の業務で発生している「見えない業務」、例えば紙の書類の管理や業務の報告、コミュニケーションのミスのフォローアップ、移動時間や会議資料の準備、スケジュール調整・・・

こんな風に本来の業務ではないことに2時間も時間を奪われているとしたら、まずはここから働き方改革に取り組むことができる、ということをお分かりいただけたはずです。

ではどうやってその2時間を取り戻すことができるでしょうか？

実は普段、みなさんが日常生活で活用しているものを使うことで、無駄な業務に奪われていた2時間を取り戻すことができるのです。

そんな願いを叶えてくれるものは、皆さんが普段の生活で活用しているアプリに代表される【ITツール】です。

ITツールが企業の無駄をなくす

例えば、紙の書類の整理やファイリングに時間をとられてしまうなら、ペーパーレス化に取り組むという方法があります。

複合機のスキャン機能を活用すれば、文書仕分けや名前をつける手間をなくすことができます。また、スキャンしたデータをクラウドストレージに保存すればいつでも・どこからでも好きな時に取り出すことができ、共有やバックアップも簡単になります。

テレワークの環境や営業支援システムがあれば、従業員は外出先でも書類作成や報告ができ、わざわざ会社に戻って夜遅い時間まで業務をする必要はありません。

チャットツールなどのコミュニケーションツールを使えば、その場にいない人にも一度に伝えることができ、伝言ゲームになる心配もなくなります。履歴も残るので言った言わない問題も解消できます。また、電話のように時間を拘束されることもありません。

他にも、情報共有の体制を整えて社内の情報を一カ所に集約することができれば、「あの人だけが知っている」や「担当者が不在で分からない」といった状況をなくすことができます。例えば、FileMakerプラットフォームをつかってカスタムAppをつくると社内に散逸している情報を一カ所に集約することができます。

こんな風に情報共有の体制を整えるだけで、情報や業務の属人化を防ぎ、従業員の退職による企業の弱体化や業務の引継の手間もなくなくなるという効果も得られます。

ITツールの活用前後でどう変わる？

では、実際に働き方がどう変わるのかについて、ある社員の一日を見てみましょう。

一日のうち、メールや会議、電話や実務にかかる時間はご覧の通りです。

ある従業員の一日

メール	3時間
会議	2時間
電話	1時間
実務	2時間
実務（時間外）	3時間
合計就業時間	11時間

メールや電話に時間をとられたり、長引く会議のために通常の勤務時間内には実務時間を2時間しか確保できませんでした・・・。これだけでは次の日の業務に影響が出てしまうので、時間外にも3時間を勤務をしなくてはならなくなってしまいます。

ところが、ITツールを活用している社員の一日を見てみてみると・・・

ITツールを活用する従業員の一日

メール	30分
会議	1時間
電話	5分
チャット	1時間
実務	5時間
合計就業時間	7時間35分

その差は歴然です。

同じ5時間の実務時間を確保しているのに、合計就業時間には大きな差が生まれています。

なぜこんなにも差が生まれるのでしょうか？

ITツールがもたらしてくれるもの

メール・電話・チャット

メールを書くというのは実はとても時間がかかる作業です。

文字で伝えることは言葉で伝えるよりも難しいもの。誰もが経験していることですが、対面だと自分の意図が正確に伝わっていなければその場でもう一度伝え直したり、相手の理解度によっては具体的な例を取り上げて分かりやすく説明することもできます。

ところが、相手が目の前にいないメールではそういうわけにはいきません。

こちらの意図が相手に伝わるようにさまざまなことを考えながらメールを書くので、時間を費やしてしまいがちなのです。

社内のコミュニケーション手段もメールを使っているなら、それをチャットツールに置き換えるだけで大幅な改善が期待できます。

具体的にこんな風にメール・電話・チャットを使い分けてみてください。
・社内の連絡事項や伝達はメールではなくチャットツールを使う
・電話による連絡も急用時のみに限定し、基本はチャットツールで連絡
・メールでのやりとりは社外のみ

たったこれだけで、メールや電話によって奪われていた無駄な時間を本来の実務に使うことができるようになります。

会議

メール・電話・チャットの使い分けによってコミュニケーションが改善されれば、会議の時間も効率化できます。

例えば、こんな会議をしているとしたらどうでしょうか？

まずは資料を配付して、全員が目を通す。資料について担当者から一通りの説明があってからようやく会議がスタートする・・・。こんなスタイルの会議をまだやっていませんか？

これでは、会議本来の目的である議論や意思決定に十分な時間をとることができません。

ところが、コミュニケーションが効率化できていれば、事前に会議に必要な資料や情報を共有しておくことができ、会議の本来の目的である議論や意思決定に十分に時間を使うことができます。なおかつ、無駄な時間が省かれるので、意思決定もでき、会議も短時間で終えることができるのです。

どんなITツールを使えばいいのか？

いくつかの例を紹介したように、ITツールを活用すれば、従業員の働き方を変えていくことが可能になります。

ところが、ITツールは世の中には山ほど存在しています。

・このツールはどんな機能があるのか？
・いったい、何ができるものなのか？
・それを活用することでどんな問題が解決できるのか？
・どんなメリットがあるのか？

それを調べるだけでも一苦労ですよね。

次回は、働き方改革の取り組みにおける具体的なテーマを取り上げて、こんな状況ではどのITツールを使えば改善できるのか？改善することでどんなメリットがあるのか？についてお伝えします。